ERPパッケージ導入のメリット|データベースを最大限に利用

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時間を短縮して作成できる

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社内で業務で時間を使うのが、申請書類の作成と申請です。申請書類の作成は、担当者一人ひとり作成方法が違う場合もありますし、使用しているツールが違うこともあります。そのため、管理や保管も大変でした。ですが、最近はワークフローシステムを利用することで、この問題を解決することができます。ワークフローシステムの最大のメリットは、申請書類の担当者と決裁者の負担を軽減することです。

申請書類の作成は、業種や職種によって違いますので、ワークフローシステムでは様々な機能を追加することができます。そのため、ビジネススタイルに合わせて、使いやすい申請書類を作成することができます。さらに、その内容をテンプレート化することができて、社員に共有することができます。申請書類を作成する時間の短縮することもできます。また、社員に共有することができるために、書式やツールを統一することができるので、管理や保管も楽になるでしょう。過去の申請書類を探す場合も、紙媒体のときは時間がかかりましたが、ワークフローシステムを導入することで、自分のデスクですぐに検索し、閲覧や編集作業ができるようになりました。作業効率がアップすることができます。
また、ワークフローシステムを活用することで、スマートフォンやタブレット端末を活用することができます。そのため、申請書類の承認も短時間で行えます。上司が外出中でもスマートフォンから承認することができるために、メールで連絡するだけでいいのです。その場で承認をもらえるために、業務が滞る心配もいりません。